吉林交通职业技术学院：学校会议室使用须知

学校会议室使用须知

学校各单位（部门）：

为进一步规范学校会议室的使用管理，优化服务保障，结合学校实际，现对学校会议室使用做以下说明：

一、会议室的使用与审批

1.学校会议室包含：弘毅楼第一、第三会议室；知行楼4428、4427、4401会议室。行政科负责会议室的统筹安排，负责室内设备、物品和易耗用品的管理与添置等工作。

2.学校周活动表列入的会议无需另行提交申请，周活动表之外的会议需提出申请，使用单位须于使用前两日通过一站式服务大厅填写“会议室使用申请”，通过审批后方可使用。行政科依申请顺序安排使用，因申请不及时或不明确而造成会议延误、冲突等情况，后果由会议使用单位自行承担。

3.如会议临时取消，使用单位须及时告知行政科，便于安排其他单位合理使用。

二、会议室的服务保障

4.凡需使用会议室的会议（含学校周活动表已列会议），使用单位请自主开展会前准备、会中服务管理等会务工作，并在会前预留充足的时间安排人员布置会场，确认设备效果。如需行政科协调保障，提前一天与行政科对接，确定所需设备、物品等。弘毅楼会议室使用联系行政科阚耀刚，联系电话85541042；知行楼会议室联系行政科董家宏。

5.按相关要求，校内会议无特殊情况不摆放桌签。校外来访的调研、检查、交流、评审等活动，需要桌签的会议，由使用单位自行打印摆放，模版附后（字体为华文楷体）。

6.学团活动使用会议室时，须由使用单位指派一名教师负责与会议室管理人员对接，且至少一名教师参与会议全过程。

三、会议室的维护

7.使用部门要爱护并节约会议室内物品，不得擅自改变室内设备、设施等位置，如发现设备运转不良、损坏等情况请及时向行政科报备。

8.会议室使用完毕，使用部门需做好会后物品清理工作，撤除标语标牌，将设备设施摆放整齐，关闭所有设备、电源及门窗，并与行政科相关人员完成交接后方可离开。

附件：桌签模板

党政办公室

2024年9月29日